In search of purchasing maturity - audits and implications

Abstract

More than half of companies' total costs are formed through purchasing department. Therefore Purchasing and supply management (PSM) has major direct and indirect impact on the company's bottom line. For that reason developing PSM function is always topical and good way of improving company's performance. The development paths of purchasing department have been described in the literature as purchasing maturity models. This thesis is studying the applicability of these purchasing maturity models and how could the maturity stage of a purchasing department be identified. The literature review goes through the basic concepts of PSM and how purchasing function can be developed. Different maturity models and methods for recognising the current maturity level are then presented. Three different maturity measurement methods (Schiele, 2007; Rozemeijer, 2000 & Keough, 1993) were chosen for the case studies. The maturity measurements were then conducted to five companies (The City, The Metal producer, The Healthcare manufacturer, The Infra company & The Construction company) from the different industries. Every case company was analysed individually and together with findings from literature and other case companies. It was found that industry, the size of the company and the interviewee's position had impact on the maturity level and that measuring maturity with only one dimension is not purposeful. Maturity models are at its best in learning purposes and for understanding the possible development paths that companies might want to pursue.

Yli puolet yritysten kustannuksista muodostuvat hankintojen kautta. Tästä syystä myös suurin osa asiakkaalle tuotettavasta arvosta muodostuu muualla kuin yrityksen sisällä. Hankintatoimella on siis suuri vaikutus tulokseen sekä suoraan että välillisesti. Hankintafunktion kehittäminen on tästä syystä aina ajankohtaista. Erilaisia hankintatoimen kehityspolkuja on kirjallisuudessa kuvattu kehittymis- eli maturiteettimallein. Tässä tutkimuksessa tutkitaan miten näitä malleja voidaan käyttää hankinnan kehitystyössä, sekä millä tavoin yrityksen hankintatoimen maturiteettitaso on mahdollista selvittää. Työ käsittelee hankintatoimen peruskäsitteet sekä tarkemmin hankintatoimen kehittämisen kirjallisuutta. Kirjallisuuskatsauksessa käydään läpi erilaisia maturiteettimalleja, sekä menetelmiä maturiteettitason tunnistamiseen. Itse tutkimukseen on valittu kolme eri menetelmää (Schiele, 2007; Rozemeijer, 2000 & Keough, 1993) sekä viisi esimerkkiyritystä (Kaupunki, Metalliyritys, Terveydenhoitoalan valmistaja, Infrarakentaja sekä Rakentajayritys) eri toimialoilta. Näiden yritysten maturiteettitasot on tunnistettu haastatteluiden perusteella. Jokainen esimerkkitapaus on analysoitu erikseen sekä yhdessä kirjallisuuden että muiden tapausten löydöksien kanssa. Tuloksissa havaittiin että hankinnan maturiteettitaso on paljolti riippuvainen: toimialasta, yrityksen koosta sekä haastateltavan henkilön toimenkuvasta ja asemasta yrityksessä. Tutkimus osoittaa että hankinnan maturiteetin tutkiminen yksiulotteisella asteikolla ei ole tarkoituksenmukaista ja että maturiteettitason tutkiminen sisältää aina subjektiivisia tasoja. Maturiteettimallit ovat parhaimmillaan oppimisvälineenä ymmärtämään hankinnan kehittämisen historiaa, jonka avulla tyypilliset virheaskeleet tulevaisuuden kehityssuunnitelmissa osataan välttää.