Beyond Boundary Objects – Improving Engineering Communication with Conscription Devices

Abstract

In addition to increased technical complexity, globalization and increasing global competition have made engineering communication a complex and boundary crossing activity with multiple stakeholders. This dissertation studies how product information is used in engineering communication between experts in different problem-handling situations during the product lifecycle. Engineering communication is mediated via different product information artifacts. The concepts "boundary object" and "conscription device" are used as theoretical lenses to study these artifacts. Boundary objects are artifacts that carry information between development domains and stakeholders. Conscription devices augment boundary objects by enlisting people who will bring the necessary context information into a problem- handling situation. This dissertation addresses the role of context information in engineering communication and studies how context information can be included in engineering communication.

The empirical part of the research consists of three case studies, which were conducted in traditional manufacturing industries to study engineering communication during different phases of the product lifecycle: Design, manufacturing, and maintenance. Data were collected using interviews, observations, a future dialogue workshop, and a simulation game. The results have been analyzed in a qualitative manner with content analysis.

The results show that a lack of context information in engineering communication poses challenges. For example, a designer produces low-quality designs due to a lack of manufacturing context information and a technical support engineer needs to send several clarifying e-mails to understand what the context for the faulty equipment. These issues result in wasted time and rework. The results also indicate that conscription devices may be used in engineering communication to introduce critical context information, which would help diminish the challenges stemming from a lack of context information.

The results can be used for designing collaborative computer tools that take into account communicating context information along with the actual content. Additionally, the results will help in planning a more deliberate way to use product information as conscription devices and boundary objects, in different problem-handling situations.

Globalisaatio, kiristyvä maailmanlaajuinen kilpailu, ja tuotteiden monimutkaistuminen on korostanut tehokkaan kommunikaation merkitystä yrityksissä. Tässä työssä tutkitaan miten insinöörit käyttävät tuotetietoa kommunikoidessaan eri ongelmanratkaisutilanteissa tuotteen elinkaaren aikana keskittyen erityisesti suunnittelu-, tuotanto- ja ylläpitovaiheisiin. Tyypillisesti insinöörit kommunikoivat eri tuotetietodokumenttien avulla. Tässä työssä käytetään 'rajaobjekti'- ja 'osallistamisobjekti'konsepteja näiden dokumenttien teoreettisessa tarkastelussa. Rajaobjektit ovat tässä työssä tuotetiedon ilmentymiä kuten komponenttipiirustus ja huoltomanuaali, joita käytetään kommunikoinnin välineinä. Tuotetiedon käyttäminen rajaobjekteina ei kuitenkaan ole riittävää, sillä ne eivät osallista ihmisiä ongelmanratkaisuun. Tämän vuoksi käytetään osallistamisobjekteja, jotka tässä työssä ovat muokattavia tuotetiedon ilmentymiä (esim. 2D piirustus, jota insinöörit muokkaavat yhdessä). Nämä osallistamisobjektit kutsuvat ongelmanratkaisuun insinöörit, jotka tuovat mukanaan kriittisen kontekstitiedon. Tässä työssä tutkitaan kontekstitiedon merkitystä insinöörien välisessä kommunikoinnissa sekä sitä, miten tämä kontekstitieto voidaan liittää kommunikointiin.

Empiirinen osa tästä tutkimuksesta koostuu kolmesta tapaustutkimuksesta perinteisissä valmistavan teollisuuden yrityksissä. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin haastatteluita, havainnointeja, tulevaisuuden ennakointidialogia ja simulaatiopeliä. Aineisto analysoitiin laadullisin menetelmin.

Tulokset osoittavat, että kontekstitiedon kommunikointi ei ole riittävää, mikä aiheuttaa haasteita. Esimerkiksi suunnittelija tuottaa huonolaatuisia komponenttipiirustuksia, sillä hän ei ymmärrä tuotannon kontekstia ja sen aiheuttamia rajoitteita. Nämä haasteen johtavat ajan tuhlaamiseen ja lisätyöhön. Tulokset osoittavat myös, että osallistamisobjektien käyttöä tulisi lisätä insinöörien välisessä kommunikaatiossa, jotta kriittinen kontekstitieto saadaan mukaan keskusteluun. Tämä vähentää puuttuvan kontekstitiedon aiheuttamia ongelmia. Työn tuloksia voidaan hyödyntää suunnitellessa sellaisia yhteistyöjärjestelmiä, jotka huomioivat varsinaisen sisällön lisäksi kontekstitiedon. Lisäksi tulosten avulla voidaan tehdä tuotetiedon käytöstä joko rajaobjekteina tai osallistamisobjekteina, suunnitelmallisempaa eri ongelmankäsittelytilanteissa.