Leading for safety during the COVID-19 pandemic - aviation middle managers’ role and safety management practices

Abstract

Airlines are safety-critical organizations where every manager is a safety manager. Safety leadership in aviation is founded on safety management systems which aim to systematically and proactively man-age safety and assess risks. Studies from other industries have shown that middle management plays an important role in times of radical change. In 2020, aviation industry was hit hard by the COVID-19 pandemic and related travel restrictions. This thesis explores how middle managers in a Finnish air-line, Nordic Regional Airlines (Norra), experienced their role in safety management during the first year of the pandemic.

The aim of this case study is to increase understanding of aviation middle managers’ contribution to safety leadership. The research explores how middle managers in flight and cabin operations experience their role in safety management and what kind of safety management practices they use. The effects of the COVID-19 pandemic on safety management are also evaluated. In order to examine the vertical flow of information, the perspectives of the employees are included.

The research framework builds on Rasmussen’s risk management framework which considers safety as an emergent property of a complex socio-technical system. The framework represents systems thinking approach, acknowledging how the system is more than a sum of its components. Rasmussen’s framework illustrates different levels of the system and highlights the importance of vertical flow of information. Middle managers have a unique position in the organizational hierarchy between company management and employees. The framework suggests that middle managers are central actors in ensuring efficient flow of information.

The empirical case study consists of two parts: a web survey and nine semi-structured interviews. The web survey investigates employees’ and middle managers’ opinions and assumptions about safety management at Norra and the effects of the COVID-19 pandemic. Five middle managers and four employees were interviewed in order to explore the findings of the survey in a deeper level. In the end, the findings of the survey and the interviews are combined and reflected on relevant literature.

The findings of the study show that middle managers act as messengers, forwarding safety information into both directions in the organization. They instruct employees especially on day-to-day matters and provide consultation when needed. Middle managers do not regard themselves responsible for safety policies or safety culture enhancement. The safety management practices of middle managers include reading safety reports, participating in different meetings, performing safety assessment and risk identification, and encouraging active reporting. During the COVID-19 pandemic they experienced their work as crisis management. The importance of communication had increased significantly during the crisis. Middle managers’ role in safety was found to be strongly connected to other levels of the socio-technical system. Therefore, the findings support the use of systems thinking approach in safety leadership research.

Lentoyhtiöt ovat turvallisuuskriittisiä organisaatioita, joissa jokainen johtaja on turvallisuusjohtaja. Turvallisuusjohtaminen ilmailussa perustuu turvallisuusjohtamisjärjestelmiin, jotka pyrkivät systemaattisesti ja ennakoivasti hallinnoimaan turvallisuutta ja arvioimaan riskejä. Muilla aloilla tehty tutkimus on osoittanut, että keskijohdolla on tärkeä rooli radikaalin muutoksen aikoina. COVID-19-pandemia ja siihen liittyvät matkustusrajoitukset iskivät voimakkaasti ilmailualaan vuonna 2020. Tämä pro gradu -tutkielma tarkastelee, millaiseksi suomalaisen lentoyhtiön, Nordic Regional Airlinesin (Norra) keskijohdon esimiehet kokivat roolinsa turvallisuusjohtamisessa pandemian ensimmäisen vuoden aikana.

Tämän tapaustutkimuksen tarkoituksena on lisätä ymmärrystä keskijohdon osallistumisesta turvallisuusjohtamiseen. Tutkimuksessa selvitetään, millaiseksi lento- ja matkustamo-osastojen keskijohdon esimiehet kokevat roolinsa turvallisuusjohtamisessa ja minkälaisia turvallisuusjohtamiskäytäntöjä heillä on. Myös COVID-19-pandemian vaikutuksia turvallisuusjohtamiseen arvioidaan. Työntekijöiden näkökulmat sisällytetään tutkimukseen, jotta voidaan tarkastella vertikaalista tiedonkulkua.

Tutkimuksen viitekehys rakentuu Rasmussenin riskien hallinnan viitekehykseen, joka pitää turvallisuutta kompleksisen sosioteknisen järjestelmän kehkeytyvänä ominaisuutena. Viitekehys edustaa systeemiajattelua tunnustaen, että järjestelmä on enemmän kuin komponenttiensa summa. Rasmussenin viitekehys havainnollistaa järjestelmän eri tasoja ja korostaa vertikaalisen tiedonkulun tärkeyttä. Kes-kijohdolla on ainutlaatuinen asema organisatorisessa hierarkiassa yritysjohdon ja työntekijöiden välillä. Viitekehys esittää, että keskijohdon esimiehet ovat keskeisiä toimijoita tehokkaan informaationkulun varmistamisessa.

Empiirinen tapaustutkimus koostuu kahdesta osasta: verkkokyselystä ja yhdeksästä puolistrukturoidusta haastattelusta. Verkkokyselyllä selvitetään työtekijöiden ja keskijohdon esimiesten mielipiteitä ja olettamuksia turvallisuusjohtamisesta Norralla ja COVID-19-pandemian vaikutuksia. Kyselyn löydöksiä tarkastellaan syvällisemmin haastattelemalla viittä esimiestä ja neljää työntekijää. Lopuksi kyselyn ja haastattelujen löydökset yhdistetään ja niitä peilataan asiaankuuluvaan kirjallisuuteen.

Tutkimustulokset osoittavat, että keskijohto toimii viestinviejinä, välittäen turvallisuustietoa molempiin suuntiin organisaatiossa. He ohjeistavat työntekijöitä etenkin päivittäisissä asioissa ja toimivat konsultteina tarvittaessa. Keskijohto ei pidä itseään vastuullisena turvallisuuslinjauksista tai turvallisuuskulttuurin edistämisestä. Keskijohdon esimiesten turvallisuusjohtamiskäytäntöihin kuuluu turvallisuusraporttien lukemista, erilaisiin kokouksiin osallistumista, turvallisuusarviointien tekemistä, riskien tunnistamista ja aktiiviseen raportoimiseen kannustamista. COVID-19-pandemian aikana he kokivat työnsä olevan kriisinhallintaa. Viestinnän merkitys oli kasvanut merkittävästi kriisin aikana. Keskijohdon rooli turvallisuudessa oli vahvasti sidoksissa muihin sosioteknisen järjestelmän tasoihin. Näin ollen tutkimushavainnot tukevat systeemiajattelun käyttöä turvallisuusjohtamisen tutkimisessa.