Improving supplier risk management through continuous processes and alignment of roles and responsibilities

Abstract

Understanding and acting upon the broadening spectrum of supplier related risks has become a key activity for companies and organizations across all industries. Even though globalization has increased the opportunities to achieve competitive advantage, it has simultaneously made companies and organizations more dependent on their suppliers. Whereas earlier it was enough to ensure traditional criteria such as quality and quantity to be met with supplier products and services, now there is an increasing amount of qualitative factors affecting purchasing such as the sustainability-related standards of operating.

The objective of this thesis is to find out what is required for a Finnish energy company in order to continuously identify, assess and mitigate supplier risks. It splits into two parts: the processes which are needed and the proper alignment of roles and responsibilities between different functions. The research approach is an embedded multiple-case study where the supplier selection and supplier monitoring of the company’s existing suppliers is analyzed from the perspective of risk management. It includes interviews with the company’s procurement personnel as well as internal documentation about the suppliers and the current supplier risk management processes.

The results show that even though the identification, assessment and mitigation of all supplier risk categories would be covered in current processes of a company or an organization, they rely in many cases on subjective decisions of single personnel. Instead, there should be clear guidelines regarding supplier decisions backed up with all relevant data, whether it is quantitative or qualitative. The roles and responsibilities of different functions should be aligned based on predefined workflows including the sequence and scope of actions ensuring that all necessary parts of the supplier risk management processes are done and signed off before decisions about suppliers are done.

Toimittajiin liittyvien riskien ymmärtämisestä ja niiden mukaan toimimisesta on tullut merkittävä aktiviteetti yhtiöissä ja organisaatioissa toimialasta riippumatta. Vaikka globalisaatio on lisännyt mahdollisuuksia saavuttaa kilpailuetuja eri osa-alueilla, se on samanaikaisesti lisännyt organisaatioiden riippuvuutta toimittajista. Aiemmin saattoi riittää ottaa huomioon perinteiset toimittajien tuotteisiin ja palveluihin liittyvät kriteerit kuten laatu ja määrä, mutta nykyisin niiden lisäksi hankintaan liittyy enenevissä määrin kvalitatiivisia tekijöitä kuten kestävään kehitykseen liittyvät vaatimukset.

Tämän diplomityön tavoitteena on selvittää, mitä suomalaiselta energiayhtiöltä vaaditaan, jotta se voi tunnistaa, arvioida ja torjua toimittajariskejä jatkuvasti. Tämä jakautuu kahteen osaan: prosesseihin, joita vaaditaan, ja roolien ja vastuiden jakoon eri osastojen välillä. Aihetta lähestytään yhtiön sisäisen tapaustutkimuksen kautta tutkimalla sen nykyisten toimittajien valinta- ja seurantaprosesseja riskienhallinnan näkökulmasta. Tähän sisältyy sekä haastatteluita yhtiön hankintatoimen henkilöiden kanssa, että toimittajiin ja nykyisiin toimittajariskienhallintaprosesseihin liittyvän sisäisen dokumentaation läpikäyntiä.

Tulokset osoittavat, että vaikka kaikki toimittajariskikategoriat olisivat katettuna yhtiöiden ja organisaatioiden nykyisissä prosesseissa, ne pohjautuvat monissa tapauksissa yksittäisten henkilöiden subjektiivisiin arvioihin. Tämän sijaan, kaikkien toimittajiin liittyvien päätösten tulisi pohjautua selkeisiin ohjeistuksiin ja tukeutua kaikkeen oleelliseen laadulliseen ja määrälliseen dataan. Toimittajariskienhallinnan roolit ja vastuut tulisi jakaa ennalta määriteltyjen työnkulkujen mukaan sisältäen sekä toimenpiteiden järjestyksen, että laajuuden. Tällä varmistettaisiin, että kaikki oleelliset prosessien osat toteutettaisiin ja siirrettäisiin hyväksyen eteenpäin ennen kuin toimittajiin liittyviä päätöksiä tehdään.