Improving performance of operating units: a process planning and control approach

Abstract

Operating units are typically the most cost-intensive parts of hospitals. They also tend to act as bottlenecks in most patient processes. Hospitals that improve the efficiency of their operating units can also improve the throughput of their whole systems.

Efficiency measures recently applied to operating units fail to include all relevant phenomena that affect their total efficiency. This study considers operating unit efficiency from the perspective of production planning and control. The study developed an economic efficiency measure that included all relevant performance aspects, such as use of regular and standby personnel, penalties for delayed and cancelled surgeries, and overtime hours. The measure also focuses on defining the real output of a unit instead of only activities or utilization rates. The measure was applied in a real-life context to test its reliability and applicability for daily use. Another objective of the study was to identify planning practices that can improve operating unit efficiency. The findings emphasize that daily efficiency is most sensitive to decisions about staffing. In order to maintain high efficiency, daily personnel use should be planned around allocated OR time. After that, OR staff scheduling should ensure that the estimated OR utilization rate exceeds 80%. Overtime should be allowed and personnel and ORs should be used flexibly in order to avoid postponed and cancelled surgeries due to OR overload and surgeries that continue past their estimated lengths.

This study increases the understanding of operating unit production planning and control systems. Further studies will improve the reliability of the measure developed here. Their focus should also be on investigating the differences in economic efficiency between operating units with different patient mixes and volumes, different capacity management strategies, and different resource and case planning practices.

Leikkausyksiköt ovat tyypillisesti sairaaloiden kalleimpia osastoja. Ne muodostuvat myös pullonkaulaksi useimmissa potilasprosesseissa. Sairaalat, jotka parantavat leikkausyksiköidensä tehokkuutta, parantavat samalla koko järjestelmän suoritustehoa.

Nykyisin käytettävät leikkausyksiköiden tehokkuusmittarit eivät ota huomioon kaikkia oleellisia tehokkuuteen vaikuttavia ilmiöitä. Tässä tutkimuksessa leikkausyksikön tehokkuutta tarkastellaan tuotannon suunnittelun ja ohjauksen näkökulmasta. Tutkimuksessa kehitetään taloudellisen tehokkuuden mittari, joka huomioi keskeiset suorituskyvyn tekijät, kuten henkilökunnan käytön, viivästyneiden ja peruuntuneiden leikkausten aiheuttamat kustannukset ja ylityökustannukset. Mittari ottaa myös kantaa tuotoksen määrittämiseen aktiviteetin ja käyttöasteen sijasta. Mittaria sovellettiin suomalaisessa keskussairaalassa tarkoituksena testata sen luotettavuutta ja hyödynnettävyyttä päivittäisessä käytössä. Samalla tutkittiin myös miten suunnitteluprosessin päätökset ja ilmiöt vaikuttavat leikkausyksikön päivittäiseen tehokkuuteen. Tulokset korostavat, että leikkausyksikön päivittäinen tehokkuus on erityisen riippuvainen henkilöresurssien suunnittelusta ja johtamisesta. Ylläpitääkseen korkeaa tehokkuutta, yksikön päivittäisen resursoinnin tulee joustaa leikkausvolyymin suhteessa. Leikkauslistojen suunnittelussa on pyrittävä yli 80 % käyttöasteeseen. Ylityöt tulee sallia aina kun sillä voidaan välttää leikkausten siirtäminen seuraavaan päivään.

Tutkimus lisää ymmärrystä leikkausyksikön toiminnan suunnittelusta ja ohjauksesta. Jatkossa kehitettyjä mittareita tulee jalostaa ja testata erilaisissa sairaaloissa. Yhtenä jatkotutkimuksen aiheena tulee myös olla sairaaloiden tehokkuuden erojen tutkiminen ja erojen taustalla olevien syiden selvittäminen.