Working Roles of Middle Level Managers. A case study in a Developing and Learning Knowledge-Intensive Organization

Abstract

My study shows that working roles of middle and first-line managers can be classified in five categories: Social Internal Discusser, Lonely General Manager, Lonely Figure-Worker, Lonely Thinker, and, Social External Discusser. The working roles varied according to situations managers were in. Most of the managers had more than one working role.

All of the previous working roles are needed in change processes, in organizational development, in learning situations, and, when leading professionals. Middle level managers (i.e. middle and first-line managers) need to be able to adapt to rapidly changing situations; here the ability to adopt several roles is a great advantage - the context, in which management or leadership is enacted, defines the predominant role in each situation. As a conclusion, working role of a Social Internal Discusser seems to be a role needed most often in a developing and learning knowledge-intensive organization.

Social Internal Discusser refers to a manager who usually communicates with internal company people, often with his/her followers. The topics of the discussions often concern personnel issues, but also issues related to production/service or public relation. Decisions and challenges of the manager normally follow the topics of the discussions. Manager adapting to this role, is spending most of his/her working time in internal premises of the organization. He/she learns about personnel issues or things concerning his/her own work. Five of the six managers acted in the working role of Social Internal Discusser, at least part of their working time.

Data for this study was gathered with help of self-reflection diaries and the follow-up period was one working week, i.e. five working days. Three middle managers and three first-line managers reported where, with whom, and, how they spent their working time, what kind of tasks they performed during their working time, what kind of decisions they made, what kind of challenges they met, and what they learnt during their working time.

The results of my study can be used as an example of how middle level managers spend their working time in the context of a developing and learning knowledge-intensive organization, and what kind of working roles can be found in the named context.

Tutkimukseni mukaan keskijohdon ja työnjohdon tehtävissä toimivien esimiesten työroolit voidaan jakaa viiteen kategoriaan: Sisäinen Keskustelija, Yksinäinen Yleisjohtaja, Yksinäinen Numerotyöskentelijä, Yksinäinen Ajattelija ja Ulkoinen Keskustelija. Työroolit vaihtelivat tilanteiden mukaan, joihin esimiehen joutuivat. Suurimmalla osalla esimiehistä havaittiin useampia työrooleja.

Kaikkia em. työrooleja tarvitaan muutosprosesseissa, organisaation kehittämisessä, oppimistilanteissa ja asiantuntijoita johdettaessa. Keskijohtotason (keskijohdon ja työnjohdon tehtävissä toimivien) esimiesten täytyy pystyä sopeutumaan nopeasti muuttuviin tilanteisiin; tällöin kyky omaksua useita rooleja on suuri etu - konteksti, jossa johtaminen tapahtuu, määrittelee kussakin tilanteessa vallitsevan työroolin. Tutkimuksen mukaan erityisesti Sisäisen Keskustelijan työroolia tarvitaan kehittyvässä ja oppivassa asiantuntijaorganisaatiossa.

Sisäinen Keskustelija viittaa esimieheen, joka kommunikoi usein organisaation sisäisten henkilöiden kanssa, tavallisimmin omien alaistensa kanssa. Keskustelujen aiheet koskettavat yleensä henkilöstöasioita, mutta myös tuotantoa/palvelua tai suhdetoimintaa. Esimiehen päätökset ja haasteet liittyvät tavallisesti keskustelujen aiheisiin. Esimies, joka työskentelee tässä roolissa, viettää suurimman osan ajastaan yrityksen toimitilojen sisällä. Hän oppii henkilöstöasioista tai asioita, jotka koskettavat hänen omaa työtään. Viisi kuudesta tutkimukseen osallistuneista esimiehistä työskenteli ainakin osan työajastaan tässä roolissa.

Tutkimuksen aineisto kerättiin itsereflektointipäiväkirjojen avulla ja seuranta-aika oli yksi työviikko eli viisi työpäivää. Kolme keskijohdon ja kolme työnjohdon tehtävissä toimivaa esimiestä raportoivat missä, kenen kanssa ja kuinka he viettivät työaikansa, mitä tehtäviä he tekivät, millaisia päätöksiä he tekivät, millaisia haasteita he kohtasivat ja mitä he oppivat työskennellessään.

Tutkimukseni tuloksia voidaan käyttää esimerkkinä siitä, miten keskijohtotason esimiehet käyttävät työaikaansa kehittyvässä ja oppivassa tietointensiivisessä organisaatiossa; tulokset myös kuvaavat, millaisia työrooleja voidaan löytää samassa kontekstissa.