Process mining in the procure-to-pay process area

Abstract

This thesis explores the feasibility of using process mining technology to identify prospective business improvement areas in the procure-to-pay (P2P) process as well as to catalyse the heightened efficiency of this process. This work thus utilises a literature review as well as a mixed methods empirical study to demonstrate how process mining can effectively chart, evaluate, and validate understandings of the current P2P process. The overarching takeaway of the literature review is that process mining acts as a unifying conceptual force between achieving desired strategic outcomes, maintaining established management principles, and reacting to key forces that are fundamentally transforming markets and industry processes. However, a significant gap currently exists in the literature when it comes to demonstrating how business process efficiency and effectiveness can be increased with the help of a process mining approach. The empirical study remedies this gap in the literature. The results prove that a comprehensive and fact-based understanding of the as-is P2P process is currently lacking amongst key process actors. This, in turn, is causing inefficiencies in the coordination of the process, thus preventing the firm from achieving its desired business values. The conclusions of the empirical study also demonstrate how the adoption of process mining technology can enhance the efficiency and efficacy of processes across the organisation, particularly when it comes to proving the need for increased process harmonisation amongst key actors.

Tämän diplomityön tavoitteena on havainnollistaa, kuinka prosessilouhinta ("process mining") voi avustaa hankinnasta-maksuun -prosessin kartoittamista, arviointia sekä ymmärryksen vahvistamista edellä mainitun prosessin tehokkuuskehityksen mahdollistamisessa. Työ koostuu kirjallisuusselvityksestä sekä kokeellisesta osiosta, jossa on käytetty monimenetelmällistä tutkimusmetodologiaa. Kirjallisuusselvityksessä ilmenee aukko liiketoimintaprosessien tehokkuuden kasvattamisessa prosessilouhinnan avulla. Siinä osoitetaan prosessilouhinnan toimivan yhdistävänä tekijänä haluttujen strategisten tulosten saavuttamisessa, vakiintuneiden johtamiskonseptien ylläpitämisessä sekä liiketoiminta-alojen muutoksentekijöiden hyödyntämisessä, kuten esimerkiksi prosessiautomaatio ja digitalisaatio. Työn kokeellinen osio puolestaan havainollistaa, miten pystytään kasvattamaan liiketoimintaprosessien tehokkuutta prosessilouhinnan kautta. Työn tulokset osoittavat, että liiketoiminprosessien läpinäkyvyyden lisääminen voisi lisätä kohdeyrityksen nykyisten prosessien tehokkuutta. Puutteellinen ymmärrys prosessin vaiheista ja niiden vaatimuksista puolestaan aiheuttavat tehottomuutta prosessin koordinoinnissa, mikä loppujen lopuksi estää kohdeyritystä saavuttamaan haluaminaan liiketoimintatavoitteita. Tutkimuksen johtopäätökset kertovat myös, kuinka prosessilouhinnan käyttöönotto voi parantaa prosessien tehokkuutta koko organisaatiossa, etenkin silloin, kun on tarvetta osoittaa prosessien yhdenmukaistamista keskeisten toimijoiden keskuudessa.