Knowledge work interrupted: a quantitative study on the relationship between interruptions and cognitive flexibility costs – a knowledge work perspective

Abstract

Interruptions are prevalent everywhere and in all work settings. Previous research has demonstrated a link between interruptions and impaired human performance, but less research has been conducted in real-life work settings (e.g., Jett & George, 2003). This study aims to shed light on the relationship between interruptions and human performance in the knowledge work setting. Knowledge work is characterized by distributed teams, high reliance on technology and (virtual) collaboration, all conditions that increase exposure to interruptions and fragmentation of work. Simultaneously, knowledge work, by definition, consists to a large degree of tasks that require high level of focus (Grudin, 2011). Therefore, it is crucial to advance the understanding on what impact interruptions may have on human cognitive performance in the knowledge work setting. This thesis aims to answer the question: How do accumulated interruptions affect knowledge workers’ cognitive flexibility?

The thesis is part of a bigger research study at Aalto University that investigates the cognitive performance costs of contemporary work demands. Data was collected via time-coded field observations from two full working days and cognitive flexibility performance tests (N= 268) of 49 individuals working in multinational enterprises with headquarters located in Finland. Statistical analysis was performed using multilevel modelling methodology, which allowed for studying within person effects of the independent variables voluntary and involuntary interruptions on the dependent variables switch cost and mixing cost of cognitive flexibility.

The findings of this thesis indicate that accumulated involuntary interruptions are significantly related to mixing costs of cognitive flexibility. The findings support previous research results on the harmful effect of interruptions on human performance (Jett & George, 2003). The findings also suggest a statistically significant relationship between accumulated voluntary interruptions and mixing cost of cognitive flexibility. Statistically significant relationships between involuntary or voluntary interruptions and switch cost of cognitive flexibility were not found. There are some limitations to observation of involuntary interruptions, which may have affected the results of the study. Future research should aim at capturing effects from particularly involuntary interruptions in the knowledge work setting. The main implication of this study is advancing the current knowledge and ecological validity on the study on the relationship between interruptions and human performance by taking a real-life within-person methodological approach, that allows for studying the effects of accumulated interruptions in the knowledge work setting.

Avbrytningar förekommer överallt och i alla arbetsinställningar. Tidigare forskning har visat en koppling mellan avbrytningar och försämrad prestationsförmåga hos människan, men färre antal forskningar har utförts i verkliga arbetsmiljöer (t.ex. Jett & George, 2003). Syftet med denna studie var att belysa förhållandet mellan avbrytningar och mänsklig prestanda i kunskapsarbetet. Kunskapsarbete kännetecknas av bland annat spridna arbetsgrupper, hög beroende av teknik och (virtuellt) samarbete, alla ovan nämnda förhållanden som ökar både utsättandet för avbrytningar och fragmentering av arbetet. Samtidigt består kunskapsarbete per definition av uppgifter som kräver hög nivå av fokus (Grudin, 2011). Därför är det viktigt att öka uppfattningen om avbrytningarnas inverkan på kognitiv prestation i kunskapsarbetet. Denna avhandling syftar till att besvara frågan: Hur påverkar ackumulerade avbrytningar kunskapsarbetarnas kognitiva flexibilitet?

Avhandlingen är en del av en större forskningsstudie vid Aalto-universitetet, som undersöker de kognitiva prestationskostnaderna för nutida arbetskrav. Data samlades in via tidskodade fältobservationer från två hela arbetsdagar och flertal kognitiva flexibilitetstest (N = 268) på 49 personer som arbetar i multinationella företag med huvudkontor i Finland. Statistisk analys utfördes med hjälp av flernivåmodellering, vilket möjliggjorde studier av personliga effekter av de oberoende variablerna frivilliga och ofrivilliga avbrytningar på de beroende variablernas växlingskostnad och blandningskostnad för kognitiv flexibilitet.

Resultaten av denna avhandling tyder på att ackumulerade ofrivilliga avbrytningar visar ett samband med blandningskostnader för kognitiv flexibilitet. Resultaten stöder tidigare forskningsresultat om den skadliga effekten av avbrytningar på mänsklig prestanda (Jett & George, 2003). Resultaten antyder också ett statistiskt signifikant samband mellan ackumulerade frivilliga avbrytningar och blandningskostnader för kognitiv flexibilitet. Statistiskt signifikant samband mellan växlingskostnader för kognitiv flexibilitet och ofrivilliga eller frivilliga avbrytningar hittades inte. Det finns vissa begränsningar för observation av ofrivilliga avbrytningar, vilket kan ha påverkat resultaten av studien. Framtida forskning bör syfta till att fånga effekter från särskilt ofrivilliga avbrytningar i kunskapsarbetet. Huvudkonsekvensen av denna avhandling är främjandet av den nuvarande kunskapen om ämnet och ökandet av ekologiska validiteten om sambandet mellan avbrytningar och mänsklig prestation genom att studera effekterna av ackumulerade avbrytningar i verkliga livet hos kunskapsarbetare.