The office as a tool for creating communality: how the employee experience of office communality and belonging has changed during the Coronavirus pandemic

Abstract

The office has long been the main physical environment where knowledge work takes place, where employees interact with each other and where work communities are built. The office holds an esteemed role as part of our social lives. In 2020, the coronavirus pandemic forced employees across the globe to start working from their homes. This thesis aims to answer the research question “What is the role of the office in creating communality and belonging, and how has the employee experience of these changed during the pandemic?”. This topic is relevant to managers and designers who have been trying to create fruitful and functional office spaces for decades with varying success. Working together is a force that bonds communities together. Communality offers companies a sustainable advantage by increasing productivity, reducing employee turnover and attracting talent. People experience belonging to their community through a complex web of interactions. Physical environments affect how people behave, interact and work, by limiting and enabling actions and informing what conduct is acceptable, through the operation of affordances. Offices thus allow for interactions that cannot be replicated virtually. When working remotely, building relationships is slower and face-to-face interactions are lacking. This study uses an exploratory case study research approach, using semi-structured interviews conducted with employees of knowledge work industries for data collection. The interviews are analysed using the thematic analysis method to identify common experiences concerning communality. The findings are mapped on to a theoretical framework using deductive analysis. The findings of this research indicate that the office is instrumental in creating communality, evident by how the pandemic-caused switch to remote working has in general lowered experienced communality. The office as an environment allows for proximity in a way that remote environments cannot replicate. Proximity allows for better communication, more authentic relationships and spontaneity. Belonging is experienced as manifesting in the shared spaces of offices that individuals also feel ownership over and can identify with. In addition, social events are an integral part of the office experience that bonds communities together. While organisations operating fully in remote environments may have acceptable levels of communality, the office can be utilised as a powerful tool to further improve it. Remote working will continue to be an important tool for many organisations but should not fully replace the office. The pandemic-caused switch to remote work thus illustrates how the purposeful design and accessible location of offices are significantly valuable for facilitating communality and moulding individuals’ behaviours and belonging.

Toimisto on pitkään ollut keskeisin fyysinen ympäristö, jossa tietotyötä on suoritettu, työntekijät ovat olleet vuorovaikutuksessa ja työyhteisöjä on rakennettu. Toimistolla on tärkeä rooli osana yhteiskuntaamme. Vuonna 2020 koronaviruspandemia pakotti työntekijät ympäri maailmaa pois toimistoistaan aloittamaan etätyöskentely kotoa. Tämä tutkielma pyrkii vastaamaan kysymykseen ”Mikä on toimiston rooli yhteisöllisyyden ja yhteenkuuluvuuden luomisessa, ja miten työntekijöiden kokemus näistä on muuttunut pandemian aikana?”. Tämä aihe on merkityksellinen yritysjohtajille sekä suunnittelijoille, jotka ovat jo vuosikausia vaihtelevalla menestyksellä pyrkineet luomaan tuottavia ja toiminnallisia työympäristöjä. Yhdessä työskentely on kuin liima, joka sitoo työyhteisöä yhteen. Yhteisöllisyys tarjoaa yrityksille kestävää etulyöntiasemaa parantamalla työntekijöiden tehokkuutta, alentamalla vaihtuvuutta sekä houkuttelemalla osaavia tekijöitä. Ihmisen tunne yhteisöön kuulumisesta muodostuu monimutkaisten interaktioiden yhteisvaikutuksen kautta. Fyysisten ympäristöjen ominaisuudet ohjaavat ihmisten käyttäytymistä, vuorovaikutusta ja työskentelyä. Vaikka työntekijöiden välinen kommunikointi onnistuu yleensä myös etäyhteyksin, toimistot mahdollistavat vuorovaikutusta tavoilla, joihin etäyhteydet eivät sovellu. Etätyössä kasvotusten kohtaaminen ei ole mahdollista ja suhteiden luominen on hitaampaa. Tässä kvalitatiivisessa case-tutkimuksessa aineisto on kerätty tietotyöläisiltä puolistrukturoitujen haastatteluiden keinoin. Haastattelut on analysoitu käyttäen temaattista analyysia, jonka avulla on etsitty yhteiseksi luokiteltavia kokemuksia yhteisöllisyydestä. Tutkimustulokset on sovitettu viitekehykseen käyttäen deduktiivista analyysiä. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että toimistolla on tärkeä rooli yhteisöllisyyden luomisessa. Pandemian aiheuttama etätyöskentely on keskimäärin heikentänyt kokemuksia yhteisöllisyydestä. Toimistoympäristö mahdollistaa työntekijöille lähekkäin olemista tavalla, jota etäyhteydet eivät voi jäljitellä. Lähekkäin oleminen johtaa parempaan kommunikointiin, aidompiin ihmissuhteisiin sekä spontaaniseen vuorovaikutukseen. Yhteenkuuluvuuden tunne koetaan ilmentyvän jaetuissa toimistotiloissa, joihin yksilöt identifioituvat ja joihin he tuntevat omistajuutta. Lisäksi sosiaaliset tapahtumat ovat oleellinen osa toimistokokemusta, joka sitoo yhteisöjä yhteen. Vaikka yrityksissä koettu yhteisöllisyys olisi hyväksyttävällä tasolla pelkästään etäyhteyksillä toimiessa, toimistoa voidaan käyttää hyödyksi työkaluna yhteisöllisyyden parantamiseksi. Etätyöskentely tulee olemaan tärkeä osa monen organisaation tulevaisuuden työskentelytapoja, mutta se ei tule täysin korvaamaan toimiston roolia. Pandemian aiheuttama laajamittainen etätyöskentelyvaihe havainnollistaa, miten tarkoituksenmukaisesti suunnitellut ja helposti saavutettavat toimistotilat ovat merkittävän arvokkaita yrityksille yhteisöllisyyden luomisessa sekä työntekijöiden käytöksen ja yhteenkuuluvuuden ohjaamisessa.