Capacity management of supplier network in project business

Abstract

The modern supply management organization has become a core function for companies and it can give competitive advantage on the market. Procurement is also becoming an increasingly common activity in turnkey projects such as construction and shipbuilding. This has created challenges, since tasks are distributed across the whole supplier network, but the buyer is still ultimately responsible to the end customer.

This thesis was an explorative research case study. The aim of the study was to examine how supplier network capacity can be managed in project business. The objectives of the case study were to examine the supplier network of the case company in order to identify critical materials and suppliers, capacity risks and constraints and to investigate how capacity management could be improved.

The case study consisted of an internal and external survey plus a benchmarking. In total 15 semi-structured interviews were conducted. From the internal survey, critical materials and capacity risks were recognized and improvement areas related to capacity management were identified.

The external survey in the supplier network uncovered improvement areas in the collaboration between the case company and the critical suppliers. Much of the improvements related to the clarification of responsibilities and to increased communication and information sharing. The external survey also clarified what capacity the suppliers had to offer at the time. The benchmarking was conducted in order to explore other possibilities for development in supplier capacity management. The case study resulted a model for rough-cut supply resource planning.

The study also resulted a theoretical framework for how supplier capacity can be managed for different materials and on different hierarchy levels. It was discovered that materials with resource constraints require more symmetric information between the actors. Incentives were also found out to encourage to information sharing and increased channel coordination in an environment with decentralized decision-making.

Hankintojen johtaminen on muodostunut tärkeäksi ydinosaamisalueeksi monelle yritykselle ja siitä on tullut kilpailuetu markkinoilla. Hankinnat ja alihankintaverkon hallinta ovat myös tärkeitä toimintoja suurissa projektitoimituksissa esimerkiksi rakennus- ja laivanrakennusalalla. Tehtävien ja työn hajauttaminen alihankintaverkkoon on tuonut mukanaan uusia haasteita pääurakoitsijan ollessa vastuussa lopullisesta toimituksesta loppuasiakkaalle.

Tutkimus oli kartoittava kvalitatiivinen haastattelututkimus, joka tehtiin yritykselle case-tutkimuksena. Tavoitteena oli tutkia, kuinka toimittajaverkon kapasiteettia voidaan hallita projektiliiketoiminnassa. Case-tavoitteina oli tunnistaa kriittisiä materiaaleja ja toimittajia, kartoittaa tutkittavan yrityksen toimittajaverkon rajoitteita ja kapasiteettiin liittyviä riskejä sekä tutkia, miten kapasiteetinhallintaa voisi kehittää.

Case-tutkimus koostui haastattelukierroksesta yrityksen sisällä ja toimittajaverkossa sekä benchmarking-haastattelusta. Tutkimuksessa tehtiin yhteensä 15 puoliavointa haastattelua. Sisäisten haastattelujen avulla tunnistettiin toimittajaverkon kriittiset materiaalit sekä kapasiteettiin liittyvät riskit ja lisäksi kartoitettiin kehitysmahdollisuuksia kapasiteetinhallinnassa.

Toimittajahaastatteluiden avulla tunnistettiin kehitysmahdollisuuksia toimittajien ja case-yrityksen välisessä yhteistyössä, jotka liittyivät muun muassa viestinnän parantamiseen sekä vastuualueiden selventämiseen. Haastattelut myös selvensivät sitä, mitä kapasiteettia toimittajilla oli tarjota. Benchmarking-haastattelusta tunnistettiin myös kehitysmahdollisuuksia kapasiteetinhallintaan. Case-tutkimus tuotti mallin toimittajaverkon karkeaan resurssisuunnitteluun.

Tutkimuksessa luotiin viitekehys, joka kuvaa sitä, kuinka toimittajaverkon kapasiteettia voidaan hallita eri materiaaleilla sekä eri hierarkiatasoilla projektiliiketoiminnassa. Tutkimuksessa todettiin, että materiaalit, joilla on resurssirajoitteita, vaativat enemmän informaatiosymmetriaa toimijoiden välillä. Kannustimien todettiin lisäävän informaation jakamista sekä johtavan parempaan toimitusketjun yhteistyöhön ympäristöissä, joissa on epäkeskitettyä päätöksentekoa.