Designing practices for making use of tacit knowledge in a knowledge work environment

Abstract

This thesis deals with making use of tacit knowledge in a knowledge work environment. Purpose of this research is to design practices, tools and ways of working for making use of tacit knowledge in a knowledge intensive corporation. Making use of tacit knowledge was researched in the areas of new employee introduction, using electronic workspaces and working with virtual teams.

The practices were designed using a constructive research approach. 30 persons were interviewed within the study. The research questions are the following: 1) What is tacit knowledge? 2) What are best practices for making use of tacit knowledge in a knowledge work environment? 3) What are key issues to be taken into account when introducing these practices in a knowledge work corporation?

In the literature study part tacit knowledge is defined and ways of sharing tacit knowledge are identified. Introducing practices for making use of tacit knowledge inside organizations are also examined. In the empirical part best practices were gathered from the organization, which were refined through theoretical understandings. Different maturity levels were reached in each area of research. Some of these are presented as tools to use and some as conceptual understandings.

Concrete tools for transferring tacit knowledge in new employee introduction were designed. These were tested unofficially and have reached a level of maturity ready for pilot-testing. These tools deal mainly with making use of implicit knowledge, which the part of tacit knowledge that can be put into words.

In the areas of electronic workspaces and virtual teams the results are presented as conceptual understandings. In addition to understanding and methods, making use of tacit knowledge was found to be mostly about enabling the employees' intrinsic motivation for sharing their knowledge. This can occur for example through stories, comments and concept creation. A model was empirically verified consisting of cultural, intentional, systemic and behavioural perspectives on motivation for knowledge sharing.

Tämä diplomityö käsittelee hiljaisen tiedon hyödyntämistä tietotyöympäristössä. Tutkimuksen tarkoituksena on luoda käytäntöjä, työkaluja ja toimintatapoja hiljaisen tiedon hyödyntämiseksi tietointensiivisessä yrityksessä. Hiljaisen tiedon hyödyntämistä tutkittiin seuraavilla alueilla: Uusien työntekijöiden perehdyttäminen, sähköisten työtilojen käyttäminen ja toimiminen virtuaalitiimeissä.

Käytäntöjä luotiin konstruktiivisella tutkimusotteella. Tutkimuksen puitteissa haastateltiin yhteensä 30 henkilöä. Tutkimuskysymykset olivat seuraavat: 1) Mitä on hiljainen tieto? 2) Mitkä ovat parhaat käytännöt hiljaisen tiedon hyödyntämiseksi tietotyöympäristössä? 3) Mitä tekijöitä tulee erityisesti huomioida tuotaessa näitä käytäntöjä yrityksen sisällä käyttöön?

Kirjallisuuskatsauksessa määritellään hiljainen tieto ja tunnistetaan tapoja sen jakamiseksi. Samalla etsitään tekijöitä, joita tulee huomioida tuotaessa käytäntöjä hiljaisen tiedon hyödyntämiseksi käyttöön organisaatioissa. Kokeellisessa osuudessa kerättiin senhetkisiä parhaita käytäntöjä kohdeorganisaation sisältä ja niitä jatkojalostettiin teoreettisten ymmärrysten avulla. Kullakin tutkimusalueella päästiin käytäntöjen luomisessa eri kypsyystasolle. Jotkin käytännöistä esitellään hyödynnettävissä olevina työkaluina ja toiset esitellään käsitteellisellä tasolla.

Uusien työntekijöiden perehdyttämisalueella suunniteltiin pilotointivalmiit työkalut hiljaisen tiedon siirtämiseksi, joita kokeiltiin epävirallisesti. Työkalut hyödyntävät pääasiassa implisiittista tietoa, joka on se osa hiljaista tietoa joka voidaan ilmaista sanoin.

Sähköisten työtilojen sekä virtuaalitiimien alueilla tulokset esitellään käsitteellisellä tasolla. Hiljaisen tiedon hyödyntämisessä huomattiin olevan kyse ymmärryksen ja menetelmien lisäksi pääasiassa työntekijöiden sisälähtöisen motivaation synnyttämisestä hiljaisen tietonsa jakamiseksi. Jakamistapoja ovat esimerkiksi tarinoiden kertominen, kommenttien jakaminen ja konseptien luominen. Eräs kulttuurillisista, aikomuksellisista, systeemisistä ja käytöksellisistä näkökulmista koostuva malli todennettiin empiirisesti tutkittaessa tiedonjakamishalukkuuteen vaikuttavia tekijöitä.