Aalto-yliopiston digitaalisen julkaisuarkiston rekisteri- ja tietosuojaseloste

Palvelun nimi

Aalto-yliopiston digitaalinen julkaisuarkisto

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Aaltodoc-julkaisuarkisto sisältää Aalto-yliopistossa tuotettuja julkaisuja kuten opinnäytteitä, konferenssijulkaisuja, artikkeleita ja muuta korkeakoulujen tuottamaa tutkimusaineistoa. Opinnäytteet ovat julkisia asiakirjoja.
Julkaisuihin liittyviä tietoja voi haravoida järjestelmän rajapintojen avulla, ja julkaisuihin liittyvää tietoa siirtyy tällä tavalla muun muassa kansallisiin ja kansainvälisiin open-access julkaisuportaaleihin (esim. Finna, OpenAire).
Osaan julkaisujen kokoteksteistä pääsyä on tekijänoikeussyistä rajoitettu.

Henkilötietojen käsittelyn peruste on yleinen etu, järjestelmän käyttäjähallinnassa oikeutettu etu ja julkaisusopimusten osalta sopimus.

Kerättäviä henkilötietoja käytetään Aalto-yliopiston julkaisuarkiston käyttöoikeuksien ja julkaisuoikeuksien hallintaan
sekä julkaisuarkiston edellyttämien yhteydenottojen mahdollistamiseen.

Palvelun käytöstä lokiin ja analytiikkaan kertyviä henkilötietoja käytetään ylläpitämään ja kehittämään sivustoa sekä teknisten ongelmien ja väärinkäytösten selvittämiseen.

Käsiteltävät henkilötiedot
  • Seuraavat tiedot noudetaan suostumuksellasi aina, kun kirjaudut palveluun Aalto -tunnuksella:
    käyttäjätunnus, etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite

  • Digitoidun opinnäytteen tekijän tunnistautuessa suomi.fi tunnistautumispalvelun kautta kerätään tiedot:
    etunimet, sukunimi, syntymäaika
    Lisäksi kysymme sähköpostiosoitteen digitoidun opinnäytteen tekijältä yhteystietoja varten.

  • Sivuston käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot:
    esimerkiksi vierailun aika; sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt sivustolle; sivustolla vieraillut sivut; verkkoselaimen tyyppi, IP-osoite sekä selaimen versio, laitteen käyttöjärjestelmä ja vastaavat tekniset tiedot.
    Aalto käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita kerätäkseen tätä tietoa.
Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään palvelussa kunnes 18 kuukautta kuluu viimeisestä kirjautumisestasi.

Digitoidun opinnäytteen tekijän tunniste- ja yhteystiedot säilytetään toistaiseksi.

Bibliografinen metadata säilytetään niin kauan kuin on tarpeen tutkimuksen, taiteen ja opetuksen vapauden varmistamiseksi sekä Yliopistolain vaatimusten toteuttamiseksi.

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Tietoverkossa siirrettäessä henkilötiedot on suojattu SSL-tekniikalla.
Henkilötiedoista palvelimelle syntyvä henkilörekisteri on suojattu ylläpitäjien henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla.

Henkilötietojen säännönmukainen luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Julkaisuihin liittyviä tietoja voi haravoida järjestelmän rajapintojen avulla, ja julkaisuihin liittyvää tietoa siirtyy tällä tavalla muun muassa Finna ja OpenAIRE järjestelmiin.

Henkilörekisterin rekisterinpitäjä  ja yhteyshenkilö

Aalto-yliopistona toimiva Aalto-korkeakoulusäätiö sr, Aalto-yliopiston oppimiskeskus
email: aaltodoc-help (at) aalto.fi

Rekisteröidyn tarkistusoikeus
Tekijätiedot ovat näkyvissä julkaisujen tiedoissa. Tarkistaaksesi, mitä yhteys- ja henkilötietoja sinusta on kerätty palvelimeen, ota yhteys em. yhteyshenkilöön.

Virheellisten tietojen oikaisu

Ota yhteys kotiorganisaatioosi, jos kotiorganisaatiostasi noudettavissa henkilötiedoissa on virheitä.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Aallon tietosuojavastaavaan.

Tietosuojavastaava Anni Tuomela
Yhteystiedot: tietosuojavastaava@aalto.fi

Jos henkilötietojesi käsittelyssä on mielestäsi rikottu tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle rekisterinpitäjän toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti.
Lisätietoa tietosuojavaltuutetun sivuilta: tietosuoja.fi